Jak zmniejszyć rozmiar pliku – zdjęcia, Office i archiwa

Sposób zmniejszenia pliku zależy od jego typu, bo zdjęcia, dokumenty Office, wideo i archiwa kompresuje się różnymi metodami. Według pomocy Microsoftu spakowanie zdjęć JPEG do ZIP prawie nie zmniejsza ich łącznego rozmiaru, bo ten format jest już mocno skompresowany.

Który sposób wybrać dla danego pliku

Kompresja stratna i bezstratna

Kompresja stratna usuwa część danych, więc oryginału nie da się już odtworzyć. Stosują ją formaty takie jak JPEG i stratny WebP.

Kompresja bezstratna pozwala odtworzyć dane co do bitu. Stosują ją archiwa ZIP i 7z oraz formaty PNG i bezstratny WebP.

Przed kompresją stratną zachowaj kopię oryginału.

Zdjęcia: wymiary, jakość i format

Rozmiar zdjęcia zmniejszysz, obniżając jego wymiary w pikselach albo jakość zapisu. Obie operacje wykonasz w aplikacji Podgląd w macOS (pomoc Apple: zmiana rozmiaru).

1. Otwórz obraz w Podglądzie. Jeśli nie widać paska narzędzi oznaczeń, kliknij Pokaż pasek narzędzi oznaczeń, a potem Dostosuj wymiary.
2. Wpisz nową szerokość i wysokość albo wybierz z menu procent. Opcja Skaluj proporcjonalnie zachowuje proporcje.
3. Zaznacz Próbkuj ponownie obraz przed zmianą wymiarów, a zmniejszysz je bez utraty szczegółów.
4. Wybierz Plik > Eksportuj, z menu Format wskaż JPEG i ustaw jakość suwakiem (pomoc Apple: eksport).

Według Google pliki w bezstratnym formacie WebP są o 26% mniejsze od PNG. Wariant stratny jest o 25-34% mniejszy od porównywalnych JPEG (przy równoważnym wskaźniku jakości SSIM). WebP obsługuje też przezroczystość.

Word, PowerPoint i Excel: obrazy i format pliku

Kompresja obrazów w Word i PowerPoint. Działa w klasycznych aplikacjach Office, a nie w wersji sieci Web (pomoc Microsoft).

1. Zaznacz obraz. Jeśli nie widać karty Formatowanie obrazu, kliknij obraz dwukrotnie.
2. Na karcie Formatowanie obrazu w grupie Dopasowywanie kliknij Kompresuj obrazy. Na małym ekranie przycisk może mieć tylko ikonę.
3. Zaznacz pole Zastosuj tylko do tego obrazu, jeśli kompresja ma objąć wybrane obrazy. Po odznaczeniu zmiana dotyczy wszystkich obrazów w dokumencie.
4. W obszarze Rozdzielczość wybierz opcję i kliknij OK.

Domyślna rozdzielczość w Microsoft 365 to 220 ppi. Kompresja może zmienić wygląd obrazu, więc zapisz plik przed dodaniem efektów artystycznych. Efekt kompresji można cofnąć zaraz po jej wykonaniu.

W macOS wybierz z menu Plik polecenie Kompresuj obrazy, aby objąć wszystkie obrazy w dokumencie. Dla wybranych obrazów użyj przycisku na karcie Formatowanie obrazu.

Dodatkowo usuniesz dane potrzebne do przywrócenia obrazu po edycji: Plik > Opcje > Zaawansowane > Rozmiar i jakość obrazu, pole Odrzuć dane edycji. Cofnięcie zmian wymaga wtedy ponownego wstawienia obrazu.

Excel. Zapisanie skoroszytu w formacie binarnym może zmniejszyć plik. Wybierz Plik > Zapisz jako i typ **Skoroszyt binarny programu Excel (*.xlsb). Domyślnie ustawisz go w Plik > Opcje > Zapisywanie**. Format .xlsx jest otwartym standardem opartym na XML, co ma znaczenie dla programów innych firm. Gdy plik leży w bibliotece SharePoint, opcja Zapisz jako może być niewidoczna, więc zapisz kopię lokalnie. Microsoft zaleca też usunąć arkusze z nieużywanymi danymi, o ile nie zawierają używanych formuł.

Archiwa ZIP i 7z

Archiwum łączy wiele plików w jeden, co ułatwia ich przesłanie.

W Windows 11 (pomoc Microsoft):

1. Kliknij prawym przyciskiem plik lub folder.
2. Wybierz Pokaż więcej opcji > Wyślij do > Folder skompresowany (spakowany).
3. W tej samej lokalizacji powstanie folder skompresowany o tej samej nazwie. Zmienisz ją poleceniem Zmień nazwę.

Microsoft podaje, że Windows 11 w wersji 24H2 obsługuje też archiwa RAR, 7z i TAR. Strona pomocy nie rozstrzyga, czy dotyczy to tworzenia takich archiwów. System nie obsługuje operacji na zaszyfrowanych archiwach, więc Microsoft sugeruje do nich 7-Zip lub WinRAR. Nie zaleca też pakowania plików szyfrowanych, bo po rozpakowaniu zostają odszyfrowane, co może ujawnić poufne dane.

W macOS kliknij plik lub folder z klawiszem Control i wybierz Kompresuj (pomoc Apple). Jeden element daje plik o nazwie oryginału z rozszerzeniem .zip, a kilka elementów plik Archiwum.zip.

Dodatkowe formaty daje 7-Zip, obecnie w wersji 26.04 z 5 października 2026. Pakuje do 7z, ZIP, XZ, BZIP2, GZIP, TAR i WIM, a RAR tylko rozpakowuje. Format 7z używa algorytmów LZMA i LZMA2. Szyfrowanie AES-256 obsługuje w archiwach 7z i ZIP.

Limity załączników poczty

Najczęstsze pytania

Co zrobić, jak plik jest za duży do wysłania?

Wyślij link zamiast pliku. Gdy załączniki przekraczają limit, Gmail usuwa je z wiadomości i dodaje link do Dysku Google. W Outlook.com udostępnisz plik z OneDrive, gdzie limit pliku wynosi 2 GB.

Jak zmniejszyć rozmiar pliku JPG?

W Podglądzie w macOS zaznacz Próbkuj ponownie obraz i wpisz mniejszą wartość w polu Rozdzielczość. Nowy rozmiar pliku widać na dole okna, więc efekt sprawdzisz przed zapisem.

Jak zmniejszyć rozmiar plików za darmo?

Wbudowane polecenia ZIP w Windows 11 i macOS nie wymagają dodatkowych programów. 7-Zip oraz HandBrake są darmowe i mają otwarte źródła. Producent 7-Zip pozwala używać go na dowolnym komputerze, także w firmie, bez rejestracji i opłat.